Herramientas para la transformación digital: el caso de Office 365

Los programas de transformación digital están cada vez más en boga, a medida que las empresas buscan nuevas maneras de satisfacer a sus clientes. Aunque muchos de estos cambios se llevan a cabo internamente, el objetivo es siempre el mismo: mejorar la experiencia del cliente.

Los datos y herramientas para trabajar en ello son cruciales para alcanzar estos objetivos y, sin las herramientas adecuadas, es casi imposible realizar las mejoras que demandan los clientes. El servicio de Microsoft Office 365 es uno de los más completos del mercado actual a la hora de construir equipos multidisciplinares, y puede ser la plataforma perfecta para empezar tu programa de transformación digital.

Disponibilidad de los datos en cualquier parte

Las aplicaciones tradicionales mantienen sus propios data stores, lo cual no supone un problema si la organización está construida alrededor de unidades de negocio. Pero este enfoque implica que el negocio no sea capaz de obtener la fotografía completa de sus clientes y operaciones. No es fácil controlar la evolución de un cliente, de prospect a lead y a cliente recurrente, por ejemplo.

Office 365 proporciona almacenamiento en la nube tanto para el correo como para la colaboración y la comunicación empresarial. Alojados off site, los datos están disponibles de manera segura, desde cualquier parte y con cualquier dispositivo. Además, permite trabajar a varios usuarios en los mismos documentos y hojas de cálculo simultáneamente, sin importar dónde se encuentren.

Accesibilidad de los datos

“Pegar” archivos en el cloud no es una práctica especialmente innovadora, pero usar machine learning para buscar y filtrar, sí lo es. El servicio Microsoft Office 365 incluye Delve, una herramienta inteligente que busca contenido de forma transversal a través de todas las aplicaciones empresariales, entre las que se encuentran Drive, Outlook, Yammer o SharePoint.

Delve no solo ayuda a encontrar información específica, sino que también aprende hábitos, preferencias e intereses. Así, cuando tu equipo necesita rápidamente información a alto nivel e insights, Delve puede resolver sus búsquedas rápidamente. Esto puede sonar trivial, pero un estudio realizado por Interact para IT-Director.com reveló que los empleados destinan alrededor de un día trabajado por semana en encontrar la información que buscan.

Comunicaciones multi-canal

Un equipo multidisciplinar necesita estar en constante contacto, ser capaz de preguntar y compartir conocimiento tanto rápidamente como eficientemente. Office 365 proporciona el servicio de correo Outlook, herramientas de comunicación empresarial como Skype Empresarial o la red social Yammer, Microsoft Planner y un gestor documental, SharePoint.

Mediante la ejecución y unificación de todas las comunicaciones a través de un portal central, los equipos ganan numerosos beneficios. Uno de ellos es que los empleados pueden contactarse entre ellos mediante la herramienta de comunicación que elijan y que mejor se adapte a sus preferencias o al contexto de la comunicación. Además, estos pueden responder a través de cualquier herramienta a su disposición, incluso si es diferente a la vía de contacto.

SharePoint permite almacenar, sincronizar y compartir documentos fácilmente con usuarios dentro y fuera de la compañía, así como colaborar en documentos en tiempo real con las aplicaciones de Office Online y OneDrive para Empresa. Por otro lado, es la red social Yammer, que conecta toda la organización, fomentando la participación de los equipos y dando acceso a la creación de conocimiento colectivo, con un servicio de alertas y actualizaciones que mantienen al día a los implicados en el proceso.

En este sentido, la transformación digital tiene mucho que ver con qué haces con tus datos. Recopilarlos es relativamente simple, pero convertirlos en insights accionables es mucho más complicado. Sin las correctas herramientas in place, es inviable desarrollar los mecanismos necesarios para convertir una empresa en un líder digital.

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